Datenschutzerklärung

Wir freuen uns über Ihren Besuch auf https://www.notium.de und die Nutzung der notíum-Dienste. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist ein wichtiges Anliegen für uns. Nachstehend informieren wir Sie gemäß Art. 12, 13 und 21 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten beim Besuch unserer Website. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Darunter fallen z.B. Informationen wie der Name, die Anschrift, die Telefonnummer, das Geburtsdatum oder die IP-Adresse.


A. Verantwortlicher

notíum GbR
vertreten durch die Gesellschafter André Holthusen, Nicolás Plano, Philipp Poppe
Hauptstraße 143
33647 Bielefeld

Telefon:  +49 521 543 675 54
E-Mail:   info@notium.de


B. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

I. Nutzung der Website


Bei der Nutzung der Website, wenn Sie sich also nicht für die Nutzung der notíum-Dienste anmelden oder einloggen, verarbeiten wir die nachfolgend angegebenen Daten.

1. Technische Bereitstellung der Website

Zum Zweck der technischen Bereitstellung der Website sendet Ihr Browser automatisch Informationen an unseren Webserver, ohne dass wir darauf einen Einfluss haben. Folgende Informationen überträgt der Browser technisch bedingt bei jedem Besuch der Website:

•  IP-Adresse,
•  Hostname (z.B. Internet Service Provider, Unternehmen, Hochschule),
•  Browser und Betriebssystem,
•  Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
•  verwendetes Protokoll (z.B. http),
•  angeforderte Website,
•  vorher besuchte Website.

Die vorübergehende Speicherung Ihrer IP-Adresse durch unser System ist notwendig, um die Daten an Ihren Browser zu übermitteln. Hierfür muss die IP-Adresse zwangsläufig für die Nutzungsdauer gespeichert werden. Die weitere Speicherung der oben genannten Daten in Log-Files erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns diese Daten zur Optimierung der Website und zur Gewährleistung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme (z.B. Angriffserkennung). Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.

Ferner setzen wir Cookies ein, um Ihnen die Website zur Nutzung zur Verfügung zu stellen. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die ein Browser beim Aufruf einer Website auf dem Computersystem speichert. Ein Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht. Wir setzen diese Cookies unter anderem dazu ein, Ihnen die Website mit ihren technischen Funktionen zur Verfügung zu stellen. Einige Funktionen der Website können wir ohne den Einsatz von Cookies nicht anbieten. In den Cookies werden dabei folgende Informationen gespeichert und an uns übermittelt:

•  Session-Cookie für die Speicherung des Login-Status, wenn Sie sich beim notíum-Dienst anmelden.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur technischen Bereitstellung der Website aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Uabs. 1 Buchst. b) DSGVO, um Ihnen die Website technisch zur Verfügung stellen zu können.

2. Google Fonts

Wir nutzen zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten so genannte Web Fonts, die von Google Ireland Limited („Google“), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland bereitgestellt werden. Beim Aufruf einer Seite lädt Ihr Browser die benötigten Web Fonts in ihren Browsercache, um Texte und Schriftarten korrekt anzuzeigen. Zu diesem Zweck muss der Browser eine Verbindung zu den Servern von Google herstellen. Hierdurch erlangt Google Kenntnis darüber, dass über Ihre IP-Adresse unsere Website aufgerufen wurde.

Die Nutzung von Google Fonts erfolgt im Interesse einer einheitlichen und ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 Uabs. 1 Buchst. f) DSGVO dar.

Wenn Ihr Browser Web Fonts nicht unterstützt, wird eine Standardschrift Ihres Computers genutzt. Weitere Informationen zu Google Fonts sowie die Datenschutzerklärung von Google entnehmen Sie folgenden Links: https://developers.google.com/fonts/faq und https://www.google.com/policies/privacy/.

3. Links

Einige Abschnitte unserer Website beinhalten Links zu den Websites von Drittanbietern. Diese Websites unterliegen eigenen Datenschutzgrundsätzen. Wir sind für deren Betrieb einschließlich der Datenhandhabung nicht verantwortlich. Wenn Sie Informationen an oder über solche Seiten von Drittanbietern senden, sollten Sie die Datenschutzerklärungen dieser Seiten prüfen, bevor Sie ihnen Informationen zukommen lassen, die Ihrer Person zugeordnet werden können.

4. Nutzeranfragen

Um Ihre Anfragen an uns, z.B. an unsere E-Mail Adresse, bearbeiten und beantworten zu können, verarbeiten wir die von Ihnen in diesem Zusammenhang mitgeteilten personenbezogenen Daten. Dazu zählen in jedem Fall Ihre E-Mail Adresse und Ihr Name, um Ihnen eine Antwort zukommen zu lassen, sowie die sonstigen Informationen, die Sie uns im Rahmen Ihrer Mitteilung zusenden.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Beantwortung von Nutzeranfragen aufgrund folgender Rechtsgrundlagen:

•  zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 Uabs. 1 Buchst. f) DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht in der sachgerechten Beantwortung von Kundenanfragen;
•  zielt die Anfrage auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Uabs. 1 Buchst. d) DSGVO.

5. Werbliche Zwecke (wie Newsletter)

Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir Ihre Daten für werbliche Zwecke, wie z.B. die Übermittlung unseres Newsletters oder die Einladung zu für Sie interessante Veranstaltungen. Wir verarbeiten dabei Pflichtangaben wie z.B. Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse. Sie können die Benachrichtigungen jederzeit abbestellen indem Sie auf den in dem Newsletter vorgesehenen Link klicken und die Abbestellung durchführen.

Wir nutzen hierfür auch vorhandene Informationen, wie beispielsweise Empfangs- und Lesebestätigungen von E-Mails, Informationen über Ihren Computer und Verbindung zum Internet, Betriebssystem und Plattform, Ihre Bestellhistorie, Ihre Anfragehistorie, Datum und Zeit des Besuchs der Website und der Produkte, die Sie angesehen haben.

Diese Informationen nutzen wir ausschließlich in pseudonymisierter Form. Durch die Analyse und Auswertung dieser Informationen ist es uns möglich, unsere Website und unser Angebot zu verbessern, sowie Ihnen dadurch individuelle Werbung zuzusenden.

Wir verarbeiten Ihre Daten für den Versand von Newslettern und die Personalisierung der Ansprache aufgrund folgender Rechtsgrundlagen:

•  Sofern Sie uns Ihre Einwilligung per Double-Opt-In-Verfahren erteilt haben, gemäß Art. 6 Abs. 1 Uabs. 1 Buchst. a) DSGVO;
•  Sofern Sie uns Ihre E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit unseren Dienstleistungen mitgeteilt haben oder wir Ihnen personalisierte Werbung zusenden, zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 Uabs. 1 Buchst. b) DSGVO i.V.m. § 15 Abs. 3 TMG i.V.m. § 7 Abs. 3 UWG; unser berechtigtes Interesse basiert auf unseren wirtschaftlichen Interessen an der Durchführung werblicher Maßnahmen und der zielgruppenorientierten Werbung.

Widerspruchsrecht

Wenn wir Ihre E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit dem Vertragsschluss erhalten und Sie dem nicht widersprochen haben, behalten wir uns vor, Ihnen regelmäßig Angebote zu ähnlichen Produkten, aus unserem Angebot per E-Mail zuzusenden. Sie können dieser Verwendung Ihrer E-Mail-Adresse jederzeit durch eine Nachricht an die unten beschriebene Kontaktmöglichkeit oder über einen dafür vorgesehenen Link in der Werbemail widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.


II. Nutzung der notíum-Dienste

Neben der Datenverarbeitung für die Bereitstellung der Website, verarbeiten wir weitere Daten, wenn Sie sich zur Nutzung der notíum-Dienste anmelden bzw. einloggen.

1. Anmeldung und Erstellung eines Nutzerprofils

Für die Anmeldung in notíum muss der Kunde von notíum Sie als Autorisierten Nutzer eintragen. Dann wird eine E-Mail mit einem Anmeldelink an Sie versandt, auf den Sie klicken können, um sich in notíum anzumelden und Ihr Nutzerprofil zu erstellen. Im Rahmen der Erstellung eines Nutzerprofils verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten. Die für die Anmeldung erforderlichen Daten sind mit einem Sternchen (*) markiert.

Der notíum-Kunde (Ihr Arbeitgeber bzw. das Unternehmen, für das Sie notíum verwenden) kann den notíum-Dienst auch verwenden, um Produktivitätsanalysen zu erstellen (z.B. Auslastung der Nutzer, Umsatzentwicklung). Einzelheiten über die Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung durch Ihren Kunden, erhalten Sie von diesem.

Im Rahmen der Anmeldung und Erstellung eines Nutzerprofils verarbeiten wir Ihre Daten

•  nach Art. 6 Abs. 1 Uabs. 1 Buchst. b) DSGVO, soweit die Daten für die Anmeldung oder Erstellung des Nutzerprofils erforderlich sind und sie selbst notíum-Kunde sind (z.B. Selbstständige) oder
•  im Auftrag des notíum-Kunden auf der Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags.

2. Log-In

Wenn Sie sich in einloggen verarbeiten wir Ihren Nutzernamen und Ihr Passwort für den Login auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Uabs. 1 Buchst. b) DSGVO, um Ihnen den Log-In zu ermöglichen.

3. Profile

In notíum haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Profile einzusetzen, um z.B. verschiedene Arbeitskontexte abzubilden. Die in diesem Zusammenhang ggfs. anfallenden Daten verarbeiten wir nach Art. 6 Abs. 1 Uabs. 1 Buchst. b) DSGVO, um Ihnen die Profile zur Verfügung stellen zu können.

4. Nutzung der notíum-Dienste

Mithilfe der notíum-Dienste können Sie Klientenakten, Kontaktdaten und Leistungen verwalten, die Leistungen auswerten und abrechnen. Insbesondere können sie

•  Klienten, deren Stammdaten und zusätzlichen Informationen (einschl. Diagnosen, Einkommensart und -höhen) verwalten,
•  Kontaktdaten von Angehörigen und Bekannten verwalten, sowie deren Beziehungen zu den Klienten,
•  Kontaktdaten (einschließlich Aktenzeichen) der Auftraggeber verwalten,
•  Angaben zum Budget, zum verbleibenden Budget, den erbrachten Leistungen und den Leistungsarten speichern,
•  Rechnungen erstellen.
•  Im Rahmen des Rollenkonzepts von notíum können den einzelnen Klienten verschiedene Mitarbeiter des Kunden, Mitarbeitergruppen oder freie Mitarbeiter zugewiesen werden, sodass die Mitarbeiter oder freien Mitarbeiter nur den für die Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlichen Zugriff bekommen.

5. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zudem, um sonstige gesetzliche Pflichten zu erfüllen, die uns im Zusammenhang mit unserer Geschäftsbeziehung zu Ihnen treffen. Hierzu zählen insbesondere handels-, gewerbe- oder steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dabei aufgrund folgender Rechtsgrundlage:

•  Zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gemäß Art. 6 Abs. 1 Uabs. 1 Buchst. c) DSGVO in Verbindung mit Handels-, Gewerbe, oder Steuerrecht, soweit wir dazu verpflichtet sind, Ihre Daten aufzuzeichnen und aufzubewahren.

6. Rechtsdurchsetzung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zudem, um unsere Rechte geltend und unsere rechtlichen Ansprüche durchsetzen zu können. Ebenfalls verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um uns gegen rechtliche Ansprüche verteidigen zu können. Schließlich verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Abwehr oder Verfolgung von Straftaten erforderlich ist. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu diesem Zwecke aufgrund folgender Rechtsgrundlage:

•  zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 Uabs. 1 Buchst. f) DSGVO, soweit wir rechtliche Ansprüche geltend machen oder uns bei rechtlichen Streitigkeiten verteidigen oder wir Straftaten verhindern oder aufklären.


C. Kategorien von Empfängern

Bei notíum erhalten nur diejenigen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten. Dies sind z.B. IT-Dienstleister, Telekommunikationsdienstleister oder externe Partner. Die Weitergabe von Daten basiert entweder auf einer rechtlichen Erlaubnis oder auf einem Auftragsverarbeitungsvertrag, mit welchem wir den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sicherstellen.


D. Drittlandtransfer

Grundsätzlich übertragen wir Ihre personenbezogenen Daten nicht in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sog. Drittländer) oder an internationale Organisationen. Sollten wir ausnahmsweise personenbezogene Daten in Drittländer übertragen, für die es keinen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission nach Art. 45 DSGVO gibt, schließen wir mit dem Empfänger die EU-Standardvertragsklauseln ab und verpflichten diesen zu Einhaltung eines angemessenen Datenschutzniveaus.

E. Dauer der Speicherung

I. Technische Bereitstellung der Website

Bei der technischen Bereitstellung der Website erhobene Daten speichern wir für vier Monate. Der Session-Cookie zu Speicherung des Login-Status wird nach sieben Tagen gelöscht.

II. Nutzung der Website

Bei einer aktiven Nutzung der Website speichern wir Ihre personenbezogenen Daten solange wir sie für die Erfüllung des jeweiligen Zwecks benötigen (z.B. für die Beantwortung Ihrer Frage).

III. Nutzung der notíum-Dienste

Bei einer aktiven Nutzung der notíum-Dienste speichern wir Ihre personenbezogenen Daten solange Sie ein Nutzungskonto haben. Zusätzlich speichern wir Ihre personenbezogenen Daten ggfs. bis zum Eintritt der Verjährung etwaiger rechtlicher Ansprüche aus der Beziehung mit Ihnen, um sie gegebenenfalls als Beweismittel einzusetzen. Die Verjährungsfrist beträgt in der Regel zwischen einem und drei Jahren, kann aber auch bis zu 30 Jahre betragen.

Spätestens mit Eintritt der Verjährung löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, es sei denn, es liegt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, zum Beispiel aus dem Handelsgesetzbuch (§§ 238, 257 Abs. 4 HGB) oder aus der Abgabenordnung (§ 147 Abs. 3, 4 AO) vor. Diese Aufbewahrungspflichten können zwei bis zehn Jahre betragen. Für diesen Zeitraum werden die Daten allein für den Fall einer Überprüfung durch die Finanzverwaltung erneut verarbeitet.

Soweit bei der Nutzung der notíum-Dienste weitere Daten angefallen sind, verarbeiten wir diese im Auftrag des notíum-Kunden. Wegen der Einzelheiten erteilt dieser Ihnen Auskunft.

F. Profiling

Wir setzen keine Methoden des Profiling oder der automatisierten Entscheidungsfindung ein.

G. Ihre Rechte als betroffene Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie ein „Betroffener“ im Sinne der DSGVO. Ihnen stehen folgende Rechte gegenüber uns als Verantwortlichem zu:

I. Recht auf Auskunft

Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie auf weitere mit der Verarbeitung zusammenhängende Informationen (Art. 15 DSGVO). Bitte beachten Sie, dass dieses Auskunftsrecht in bestimmten Fällen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein kann.

II. Recht auf Berichtigung

Für den Fall, dass personenbezogene Daten über Sie nicht (mehr) zutreffend oder unvollständig sind, können Sie eine Berichtigung und gegebenenfalls Vervollständigung dieser Daten verlangen (Art. 16 DSGVO).

III. Recht auf Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung

Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO) oder die Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten (Art. 18 DSGVO) verlangen. Das Recht auf Löschung nach Art. 17 Abs. 1 und 2 DSGVO besteht jedoch unter anderem dann nicht, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b) DSGVO).


IV. Widerspruchsrecht

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO


Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Uabs. 1 Buchst. f) DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) oder Art. 6 Abs. 1 Uabs. 1 Buchst. e) DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen, wenn dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und Sie sollten ihn möglichst an die oben genannte Adresse richten.


V. Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 20 DSGVO von uns zu verlangen, dass wir Ihnen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu übergeben.

VI. Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung

Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf wirkt erst für die Zukunft; das heißt, durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitungen nicht berührt.

VII. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelf steht einem Betroffenen (Ihnen) das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde – insbesondere in dem Mitgliedsstaat Ihres Aufenthaltsortes – zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns gegen die DSGVO verstößt.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2 – 4
40213 Düsseldorf

Tel.: +49 211 38424-0
Fax: +49 211 38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Wir empfehlen Ihnen allerdings, eine Beschwerde zunächst immer an uns zu richten. Ihre Anträge über die Ausübung Ihrer Rechte sollten nach Möglichkeit schriftlich an die oben angegebene Anschrift adressiert werden.

H. Umfang Ihrer Pflichten zur Bereitstellung von Daten


Grundsätzlich sind Sie nicht verpflichtet, uns Ihre personenbezogenen Daten mitzuteilen. Wenn Sie dies jedoch nicht tun, werden wir Ihnen unsere Website nicht oder nicht mehr in vollem Funktionsumfang zur Verfügung stellen können, Ihre Anfragen an uns nicht beantworten können und mit Ihnen keinen Vertrag eingehen können.

I. Änderungen

Wie behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern. Etwaige Änderungen werden durch Veröffentlichung der geänderten Datenschutzerklärung auf unserer Website bekannt gemacht. Soweit nicht ein anderes bestimmt ist, werden solche Änderungen sofort wirksam. Bitte prüfen Sie daher diese Datenschutzerklärung regelmäßig, um die jeweils aktuellste Version einzusehen.


April 2020